Guía completa para autónomos. IRPF 2024

Declaración de la Renta 2024

Documentación necesaria para preparar la Renta del autónomo

Una correcta preparación de la declaración empieza por recopilar toda la documentación contable y justificativa de la actividad.

Los autónomos en estimación directa (el régimen más habitual) están obligados a llevar una contabilidad simplificada mediante libros registro oficiales​. En concreto, deben disponer de un Libro de Ingresos y un Libro de Gastos, donde se reflejen todas las facturas emitidas (ventas/ingresos) y recibidas (compras/gastos) de su actividad. Asimismo, si deducen amortizaciones, deben llevar un Libro de Bienes de Inversión para los elementos de inmovilizado (equipos, maquinaria, vehículo, etc.) afectos al negocio​

En el caso de profesionales, también es preceptivo un Libro de Provisiones de fondos y suplidos (para anotar anticipos recibidos y gastos realizados por cuenta de clientes)​

Además de los libros, es fundamental reunir las facturas correspondientes a todos los ingresos y gastos del año, pues Hacienda exige poder justificar los ingresos y los gastos deducibles con la contabilidad y las facturas​. Solo se consideran gastos fiscalmente deducibles aquellos respaldados por factura completa; los tickets o facturas simplificadas sin datos fiscales completos generalmente no bastan como justificación​. Por tanto, conviene haber solicitado factura en cada compra relacionada con la actividad (combustible, restauración, material, etc.), indicando los datos fiscales del autónomo.

Junto con las facturas, el autónomo debe conservar otros justificantes bancarios y documentación adicional. Por ejemplo, los extractos bancarios donde figuren los cobros de clientes y pagos a proveedores ayudan a verificar la correspondencia con los importes registrados. Ciertos gastos, como la cuota mensual de autónomos (cotización a la Seguridad Social), no emiten factura, por lo que el cargo bancario sirve de soporte para deducirlos correctamente​

Del mismo modo, si se paga un alquiler mediante transferencia o se cargan compras con tarjeta, tener los movimientos bancarios facilitará demostrar el pago efectivo en caso de requerimiento. También es útil contar con los libros trimestrales de IVA (facturas emitidas y recibidas) ya que, como veremos, la información de IVA e IRPF está relacionada. En resumen, antes de confeccionar la Renta un autónomo debería haber mantenido al día su contabilidad y tener accesibles: los libros registro obligatorios, todas las facturas emitidas y recibidas del ejercicio, los extractos bancarios relevantes, posibles certificados de retenciones (si clientes le practicaron retención del IRPF) y cualquier otro documento que respalde ingresos o gastos declarados. Con esta documentación completa, la elaboración de la declaración será mucho más fluida y segura.

Relación entre el IRPF y el IVA trimestral

Aunque el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) e IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) son tributos diferentes, en la práctica están muy ligados para los autónomos. El IVA es un impuesto indirecto que grava las ventas y compras, mientras que el IRPF es un impuesto directo que grava la renta o el beneficio obtenido. No obstante, ambos comparten la misma base de registros de facturación: las facturas de ingresos y gastos de la actividad. Cada trimestre, al presentar el modelo 303 de IVA, el autónomo declara el total de IVA repercutido a sus clientes y el IVA soportado en sus gastos deducibles, pagando a Hacienda la diferencia entre ambos​. Este proceso trimestral de IVA obliga a llevar al día la facturación y ofrece un resumen periódico de los ingresos y gastos de la actividad. Esa misma información es la que luego se utilizará para el IRPF anual, aunque con distintos criterios fiscales.

La principal diferencia es que el IRPF no grava el IVA en sí mismo, sino el resultado de la actividad. Es decir, en el IRPF se calcula el rendimiento neto restando de los ingresos los gastos necesarios para generarlos (lo que viene a ser la ganancia antes de impuestos). En este cálculo no se incluye el IVA como ingreso ni, normalmente, como gasto. Por ejemplo, si un autónomo emite una factura de 1.000 € + 21% IVA, en sus libros esa venta computa como ingreso de 1.000 € para IRPF (el IVA no es ganancia, se entrega a Hacienda). De igual modo, si adquiere un ordenador por 500 € + IVA, podrá deducir 500 € de gasto en IRPF, mientras que el IVA soportado podrá recuperarlo en la declaración de IVA correspondiente. En general, el IVA soportado recuperable no es deducible en IRPF (puesto que Hacienda ya se lo reembolsa o lo compensa en el 303), y solo se deduce como gasto el IVA soportado que no sea deducible vía IVA​. Esto último ocurre, por ejemplo, en sectores exentos de IVA (sanitarios, educativos, etc.) o en ciertos regímenes especiales: en tales casos, al no poder deducir ese IVA en el 303, el importe de IVA pagado pasa a formar parte del coste y sí se resta en IRPF​.

Otra conexión entre IVA e IRPF es el criterio temporal: los autónomos en estimación directa suelen computar ingresos y gastos por criterio de devengo (es decir, en la fecha de emisión de la factura, no cuando se cobra o paga). Del mismo modo, el IVA se declara por devengo salvo que se esté acogido al criterio de caja de IVA. Por ello, normalmente los ingresos declarados en los cuatro trimestres de IVA sumados deberían coincidir con los ingresos anuales que se reflejan en la Renta (y lo mismo con los gastos, sin IVA). Cualquier divergencia indicaría errores en la contabilidad. En resumen, llevar correctamente el IVA trimestral garantiza que los datos para el IRPF estén bien controlados. Consejo: aprovecha los libros de IVA para revisar que ningún ingreso o gasto legítimo quede sin consignar en tu IRPF, y viceversa. También conviene recordar que las retenciones de IRPF en factura (si las aplicas) no tienen efecto en la declaración de IVA pero sí en la de Renta, ya que son pagos a cuenta: las veremos a continuación al repasar las obligaciones de IRPF.

Obligaciones fiscales principales de un autónomo (IRPF, IVA, pagos fraccionados, retenciones)

Ser autónomo conlleva una serie de obligaciones tributarias periódicas más allá de la declaración anual de la Renta. A grandes rasgos, los impuestos principales que afectan al trabajador por cuenta propia son el IRPF y el IVA, junto con los pagos fraccionados y retenciones asociadas:

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): grava los beneficios obtenidos por el autónomo. En el día a día, el IRPF se materializa en pagos a cuenta trimestrales (modelo 130 o 131) y en la declaración anual. Todo autónomo individual debe tributar sus rendimientos vía IRPF, ya sea en estimación directa (normal o simplificada) o en estimación objetiva (módulos)​
• Los pagos fraccionados trimestrales (modelo 130) consisten en adelantar parte del IRPF durante el año: por regla general, el 20% del rendimiento neto de cada trimestre (ingresos menos gastos)​. Estos pagos se presentan hasta el día 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero del año siguiente (correspondiente al 4º trimestre)​

 Nota: los autónomos cuyos clientes les practican retenciones en factura pueden quedar exonerados de presentar el modelo 130 si al menos el 70% de sus ingresos ya llevan retención. En efecto, muchos profesionales (abogados, diseñadores, médicos, etc.) incluyen en sus facturas una retención del 15% (o del 7% si son nuevos autónomos)​: ese importe retenido lo ingresa el cliente en Hacienda a cuenta del IRPF del autónomo. Todas esas retenciones, junto con los pagos fraccionados hechos vía modelo 130, se van acumulando para finalmente regularizar en la declaración anual si el autónomo pagó de más (a devolver) o de menos (a ingresar)​

• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): grava el consumo y el autónomo actúa como recaudador intermediario​. Salvo actividades exentas, cada trimestre debe presentarse el modelo 303 de IVA declarando las ventas (IVA repercutido) y compras (IVA soportado) del periodo, con resultado a pagar o devolver según corresponda​. Los plazos de presentación son igualmente hasta el día 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero el cuarto trimestre​. Adicionalmente, en enero se presenta el resumen anual de IVA (modelo 390) que recopila la información de los cuatro trimestres​

Nota: Los comerciantes minoristas en Recargo de Equivalencia u otros regímenes especiales de IVA no presentan 303 (o lo hacen de forma simplificada), pero en tal caso pagan un recargo en sus compras y no repercuten IVA en ventas​. Cada autónomo debe observar el régimen de IVA que le corresponda según su actividad.

• Retenciones e ingresos a cuenta: son pagos que el autónomo efectúa como retenedor cuando paga ciertas rentas. Por ejemplo, si tiene empleados a su cargo, deberá retener IRPF en sus nóminas; o si alquila una oficina, la factura de alquiler suele llevar retención. En tales casos, el autónomo debe declarar y pagar trimestralmente esas retenciones mediante los modelos correspondientes. En concreto, el modelo 111 recoge las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o colaboradores, y el modelo 115 las retenciones en alquileres de locales. Ambos se presentan hasta el día 20 de cada trimestre (con resumen anual 190 y 180 respectivamente en enero)​. Es importante ingresar estos importes retenidos en plazo, ya que el autónomo actúa como agente retenedor de Hacienda. Si no tiene empleados ni paga rentas sujetas a retención, no presentará estos modelos, pero sí estará sujeto a retención él mismo cuando trabaje para clientes empresariales (como explicamos, el cliente le retiene IRPF en la factura).
• Otras obligaciones informativas: dependiendo de la actividad pueden surgir otras declaraciones. Las más comunes son el modelo 347, una declaración anual (febrero) de operaciones con terceros que superen 3.000 € en el año​, y el modelo 349 de operaciones intracomunitarias (trimestral o mensual, según el caso)​, para quienes compran/venden servicios o mercancías con otros países de la UE. Asimismo, en el inicio de la actividad el autónomo tuvo que presentar la declaración censal (036/037) de alta y está obligado a comunicar cualquier cambio de datos (domicilio, actividad, régimen fiscal) mediante dicho modelo. Por último, algunos autónomos pueden tener que declarar Impuesto de Actividades Económicas (IAE) si su cifra de negocios supera 1 millón de € (la mayoría de las personas físicas están exentas, pero deben igualmente darse de alta en un epígrafe IAE)​.

En resumen, las obligaciones fiscales principales de un autónomo consisten en: pagar sus impuestos directos (IRPF mediante pagos trimestrales y Renta anual), impuestos indirectos (IVA trimestral y anual), actuar como retenedor cuando corresponda (ingresar las retenciones de nóminas, alquileres, etc.), y presentar los informes anuales que resumen su actividad (modelos 390, 190/180, 347, etc.). Cumplir con este calendario fiscal evita sanciones y facilita la elaboración de la Renta, ya que si el autónomo ha presentado correctamente sus modelos trimestrales, dispondrá de la información necesaria ya estructurada.

Gastos deducibles en la declaración de la Renta del autónomo

Uno de los aspectos más importantes para los autónomos es conocer qué gastos pueden deducir en su declaración de la Renta, pues de ello depende pagar solo los impuestos justos. En términos generales, un gasto deducible es aquel estrictamente relacionado con la actividad, debidamente justificado documentalmente y registrado en la contabilidad​. A continuación se presenta un listado completo y actualizado de los principales gastos deducibles en el IRPF, con una explicación de las condiciones y requisitos para su deducción (según la normativa vigente de 2024):

• Consumos de explotación: Son las compras de mercaderías, materias primas, aprovisionamientos y otros materiales empleados en la actividad. Incluye también combustibles, material de oficina, envases, embalajes, etc. En actividades comerciales o de producción, el cálculo del consumo del ejercicio tiene en cuenta las existencias iniciales y finales de mercancías​. Estos consumos son deducibles íntegramente siempre que estén afectos a la actividad (por ejemplo, la compra de productos para revender, o de materias primas para prestar servicios).
• Sueldos y salarios: Si el autónomo tiene trabajadores contratados, las remuneraciones pagadas (sueldos, pagas extra, dietas de viaje, retribuciones en especie, indemnizaciones, etc.) son gastos deducibles​. Debe disponerse de las nóminas y haber ingresado las retenciones de IRPF y cotizaciones de la Seguridad Social correspondientes. También se incluyen aquí las retribuciones que perciba el cónyuge o hijos del autónomo si trabajan en el negocio familiar (siempre que no superen el valor de mercado de su trabajo).
• Cuota de autónomos: La cotización al RETA (Régimen de Autónomos de la Seguridad Social) es deducible al 100%. Es un gasto necesario para ejercer la actividad y, aunque no se tenga una factura, el cargo mensual en cuenta sirve como justificante válido​. Cada año, el total pagado en cuotas de autónomo (incluyendo posibles regularizaciones) se resta como gasto en el IRPF. Ejemplo: si en 2024 se han pagado 300 € mensuales de cuota, los 3.600 € anuales son deducibles.
• Otros gastos de personal: Aquí se incluyen diversos desembolsos relacionados con el personal o con la formación del propio autónomo. Son deducibles las acciones formativas (cursos, talleres de capacitación profesional), las indemnizaciones por despido que se abonen, seguros de accidente a favor de los trabajadores, regalos de empresa moderados (por ejemplo, cestas de navidad para empleados) y contribuciones a planes de pensiones del personal​. También encajan las cuotas colegiales o asociaciones empresariales que pague el autónomo para poder ejercer (por ejemplo, un abogado con el colegio de abogados) y las dietas de viaje de empleados en desplazamiento.
• Arrendamientos y cánones: Incluye los alquileres relacionados con la actividad (por ejemplo, el alquiler de una oficina, local comercial o nave), así como cánones, leasing y otras cesiones de uso. Es deducible el alquiler tanto de bienes inmuebles como de bienes muebles alquilados. Si se trata de un leasing financiero, las cuotas son gasto deducible (excepto la parte que corresponda a compra de terrenos u otros activos no amortizables). Importante: Si el autónomo trabaja desde una vivienda alquilada, solo podrá deducir la parte proporcional del alquiler correspondiente al espacio destinado a la actividad, siempre que se haya informado a Hacienda de la afectación parcial del inmueble (mediante el modelo 036/037 al darse de alta).
• Suministros del hogar (cuando se trabaja desde casa): Muchos autónomos utilizan su vivienda habitual como lugar de trabajo (despacho, taller, etc.). En estos casos, la ley permite deducir parcialmente los gastos de suministros domésticos (agua, luz, gas, internet, telefonía) correspondientes a ese espacio de la vivienda afecto a la actividad. Desde 2018, la norma establece una deducción fija del 30% de los suministros, aplicada sobre la proporción de metros cuadrados dedicados al negocio​. Por ejemplo, si la zona de trabajo ocupa un 20% de la superficie de la vivienda, se puede deducir el 30% de ese 20% de las facturas de suministros (es decir, equivale a deducir un 6% del total de cada recibo)​. Para aplicar esta deducción es requisito haber notificado en el censo de Hacienda qué porcentaje de la vivienda se destina a la actividad. Cabe destacar que no se trata de una deducción completa de esos gastos, sino solo de la porción autorizada por la ley, dado que el resto se considera ámbito personal no deducible.
• Reparaciones y conservación: Son deducibles los gastos de mantenimiento ordinario de los bienes afectos a la actividad. Por ejemplo, reparaciones en las instalaciones u oficina, gastos de pintura, arreglos de maquinaria, sustitución de pequeñas piezas, etc. Se excluyen, eso sí, las mejoras o ampliaciones que prolonguen la vida útil de un bien o aumenten su valor, ya que esas inversiones mayores deben contabilizarse como inmovilizado y deducirse mediante amortización plurianual​. En otras palabras, cambiar unas tuberías rotas sería reparación (gasto del año deducible), pero reformar completamente la oficina sería una mejora capitalizable (no deducible de golpe, sino vía amortización).
• Servicios de profesionales independientes: Los honorarios pagados a terceros profesionales por servicios relacionados con la actividad son deducibles. Aquí entran, por ejemplo, los servicios de asesoría fiscal, contable o legal, los honorarios de notarios y registradores, las comisiones pagadas a agentes comerciales o intermediarios, gastos de consultoría, etc.​ Siempre debe tratarse de servicios contratados para el negocio. Un caso típico es la factura de la gestoría/asesor que lleva las cuentas del autónomo: su coste es gasto deducible de ese ejercicio. Igualmente, si el autónomo contrata a un diseñador para su web, o a un abogado para redactar un contrato, podrá deducir esos importes.
• Dietas y manutención del autónomo: La ley permite al autónomo deducir ciertos gastos de comidas y manutención en el desempeño de su actividad, bajo condiciones estrictas. Actualmente, son deducibles hasta 26,67 € diarios en concepto de gastos de manutención cuando el autónomo se encuentra desplazado por trabajo dentro de España (48 € si es en el extranjero) sin pernocta, y hasta 53,34 € diarios si el viaje requiere pernoctar en España (91,35 € en extranjero)​. Estos importes diarios máximos solo se pueden deducir si se cumplen todos los requisitos: que el gasto esté directamente vinculado al desarrollo de la actividad (por ejemplo, comida en viaje para visitar a un cliente o proveedor), que se realice en establecimientos de hostelería o restauración (restaurantes, cafeterías…), que el pago se efectúe por medios electrónicos (tarjeta o transferencia, no efectivo) y que se disponga de la factura correspondiente a nombre del autónomo​. Si falta alguno de estos requisitos (por ejemplo, ticket sin identificación o pago en efectivo), Hacienda no admitirá la deducción. Conviene usar esta deducción con mesura, pues es un área que Hacienda vigila especialmente​. Anotar en la factura el motivo o las personas con quienes se realizó la comida de trabajo es una buena práctica para justificarla en caso necesario​. Además, es importante saber que no se pueden deducir dietas por comidas realizadas en el mismo municipio donde el autónomo tiene su residencia habitual, ya que se entiende que en su localidad no está en desplazamiento por trabajo​.
• Otros servicios exteriores: Bajo este epígrafe se agrupan diversos gastos generales del negocio. Son deducibles, por ejemplo, los gastos de transporte (billetes de avión, tren, taxis para desplazamientos profesionales), los gastos de publicidad y marketing (anuncios, campañas online, impresión de folletos), los gastos de telefonía e internet del negocio (mejor con línea dedicada a la actividad), los gastos de suministros de oficina (material fungible, papelería, etc. no incluidos en consumos), así como las primas de seguros profesionales. Esto incluye tanto seguros obligatorios (p. ej. seguro de responsabilidad civil profesional) como seguros voluntarios que cubran riesgos de la actividad. También se consideran servicios exteriores las cuotas bancarias por cuentas o préstamos de la actividad. En resumen, cualquier servicio contratado o gasto incurrido que no encaje en categorías previas, pero sea necesario para la actividad puede caber aquí​.
• Tributos deducibles: Los impuestos y tasas vinculados a la actividad, distintos del IRPF e IVA, pueden deducirse. Por ejemplo, el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) si el local u oficina es en propiedad del autónomo, el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) si por volumen de ingresos estuviera obligado a pagarlo (recordemos que normalmente está exento para personas físicas), otras tasas municipales relacionadas con el negocio (tasa de basuras, vados, etc.), e incluso los impuestos autonómicos que afecten al ejercicio de la actividad​.. No son deducibles, en cambio, las multas o sanciones tributarias (ver apartado de no deducibles más adelante) ni tampoco los recargos por presentaciones fuera de plazo​. Pero tributos como el IBI o las tasas sí lo son, pues representan costes necesarios para disponer del inmueble o la licencia para la actividad.
• Gastos financieros: Aquí se incluyen los intereses de préstamos o créditos que haya pedido el autónomo para su actividad, así como las comisiones de descuento de efectos, gastos por aplazamientos de pagos de impuestos, intereses de demora pagados a Hacienda, etc.​ Por ejemplo, si se ha financiado un vehículo de empresa mediante préstamo, los intereses anuales de ese préstamo son deducibles. Hay que excluir, eso sí, los costos financieros que provengan de fondos propios (ej.: si el autónomo pone capital propio, no hay interés deducible por ello)​. También son deducibles los gastos y comisiones bancarias de las cuentas utilizadas en la actividad.
• Amortizaciones: La amortización es el gasto teórico que representa la depreciación de los bienes de inversión a lo largo de su vida útil. Si el autónomo ha adquirido inmovilizado (p.ej. un vehículo, maquinaria, un ordenador, mobiliario de oficina, propiedad industrial, software, etc.), no puede deducir todo el gasto de golpe, sino que debe repartirlo en varios años según las tablas oficiales de amortización. Cada año deduce la cuota de amortización correspondiente a esos bienes. En estimación directa simplificada se aplican unas tablas simplificadas para calcular las amortizaciones lineales​. La normativa permite ciertas ventajas como la amortización acelerada para empresas de reducida dimensión (muchos autónomos pueden acogerse por cumplir los requisitos de tamaño)​. Es importante llevar el Libro de Bienes de Inversión para reflejar estas amortizaciones. En resumen, la amortización deducible de cada bien se computa cada año y reduce el rendimiento neto.
• Otros gastos deducibles variados: Además de lo anterior, hay una serie de partidas específicas que Hacienda reconoce como deducibles y conviene no olvidar. Por ejemplo, la compra de libros, suscripciones a revistas profesionales o periódicos necesarios (imaginemos un abogado que compra repertorios jurídicos, o un consultor que se suscribe a una revista del sector). También los gastos de asistencia a eventos profesionales: inscripciones en cursos, congresos, conferencias relacionados con la actividad, incluyendo si corresponde los gastos de viaje y estancia para acudir a dichos eventos (estos últimos entrarían en viajes deducibles). Asimismo, las cuotas de asociaciones empresariales o colegios profesionales obligatorios son deducibles (por ejemplo, cuota del Colegio de Médicos, o de una asociación de comerciantes)​. Un gasto importante a considerar es el seguro de salud: el autónomo puede deducir las primas de seguro médico que pague para él mismo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, con un límite de 500 € por persona y año (o 1.500 € por cada persona con discapacidad)​. Finalmente, está la partida de provisiones y gastos de difícil justificación: en estimación directa simplificada, Hacienda permite deducir de forma automática un porcentaje adicional del rendimiento neto en concepto de gastos sin justificar documentalmente. A partir de la Renta 2023 (campaña 2024) este porcentaje se incrementó al 7% del rendimiento neto (antes 5%), con un límite absoluto de 2.000 € anuales​. Esta deducción del 7% sustituye al detalle de pequeños gastos menores que serían engorrosos de justificar uno por uno, y simplifica el cálculo para los autónomos sin contabilidad formal. Importante: este 7% solo es aplicable para quienes tributan en estimación directa simplificada (la mayoría de autónomos individuales); los que estén en módulos u en estimación directa normal no aplican este porcentaje​.

Como se aprecia, el abanico de gastos deducibles es amplio. La clave es que cada gasto esté afectado exclusivamente a la actividad, adecuadamente documentado (factura a nombre del autónomo, o justificante válido) y correlacionado con los ingresos (que sea necesario para la obtención de los ingresos de la actividad). Si se cumplen estos requisitos, incluir el gasto en la declaración permitirá reducir la base imponible y, por tanto, pagar menos IRPF. A continuación, veremos algunos gastos frecuentes que no son deducibles o tienen limitaciones, ya que suelen ser origen de errores.

Gastos NO deducibles frecuentes (errores comunes)

Existen determinados gastos que los autónomos no pueden deducir en el IRPF, bien porque la ley los excluye expresamente, o porque no cumplen el criterio de afectación exclusiva a la actividad. Es importante conocerlos para evitar incluir partidas improcedentes que puedan ser rechazadas por Hacienda. Entre los gastos no deducibles más comunes se encuentran:

• Multas, sanciones y recargos: Ninguna multa o sanción impuesta por la Administración (por ejemplo, una sanción de Tráfico, una multa de Hacienda o recargos por pagar impuestos fuera de plazo) es deducible fiscalmente​. La normativa lo prohíbe expresamente, de modo que estos pagos deben salir del bolsillo del autónomo sin aliviar su factura fiscal.
• Donativos y liberalidades: Los donativos a ONG, aportaciones caritativas o regalos a terceros que no sean necesarios para la actividad no se pueden deducir como gasto de la actividad​. Hacienda los considera actos voluntarios ajenos al negocio (liberalidades). Ojo, no confundir con las atenciones a clientes de cortesía moderadas (que podrían justificarse como publicidad/relaciones públicas); aquí hablamos de regalos sin relación con la obtención de ingresos. En general, un gasto cuya única finalidad sea agradar a un tercero (flores, obsequios personales) será no deducible.
• Pérdidas del juego: Aunque no es un caso habitual, la ley menciona que las pérdidas en juegos de azar no son deducibles​. Si un autónomo obtuviera ingresos por apuestas o juegos (actividad distinta de su negocio principal), ese sería un rendimiento de capital o actividad diferente, pero en ningún caso podría restar pérdidas de juego a sus ingresos profesionales.
• Gastos en paraísos fiscales: Cualquier gasto pagado a personas o entidades residentes en países calificados como paraíso fiscal no será deducible, salvo que el autónomo pueda probar fehacientemente que responde a una operación real y necesaria. Esta es una medida anti-elusión fiscal contemplada en la ley​.
• IVA soportado deducible en IVA: Como ya se comentó, el IVA que el autónomo haya podido deducir en sus declaraciones trimestrales de IVA no puede a la vez deducirlo como gasto en el IRPF​. Incluir como gasto una compra por su importe total con IVA cuando ese IVA fue recuperado supondría deducir doblemente ese impuesto. Por tanto, en los gastos de la actividad siempre hay que detraer la parte de IVA recuperable. Solo si el IVA no era deducible (por ejemplo, gasolina de un turismo, donde solo se deduce el 50% del IVA) podría incluirse la parte no deducida como mayor gasto en IRPF.
• Gastos personales o no afectos a la actividad: Este es quizá el capítulo más importante de gastos no deducibles, ya que abarca todas aquellas compras o desembolsos que, aun pudiendo parecer ligados al trabajo, en realidad tienen un uso personal o mixto. Hacienda exige afectación exclusiva para admitir la deducción, lo que deja fuera, por ejemplo:
  • El vehículo particular (turismo) y sus gastos asociados, salvo contadas excepciones. Solo los autónomos dedicados exclusivamente al transporte de mercancías o viajeros, enseñanza de conducción o agentes comerciales pueden deducir al 100% su vehículo en IRPF​. Para el resto de los autónomos, los gastos de coche de uso mixto (combustible, mantenimiento, seguro, amortización) no son deducibles en la Renta, dado que el vehículo también se usa para la vida privada.
  • Las comidas, cenas o entretenimiento sin justificación profesional clara. Si bien repasamos la deducción de dietas en desplazamiento, cualquier comida realizada en la misma ciudad del autónomo o gastos de restaurantes que en realidad respondan a motivos personales no se pueden deducir. Hacienda presta atención especial a las facturas de restaurantes: deberá quedar acreditado que se trató de una reunión o viaje de trabajo. Un hábito aconsejable es anotar en la factura la reunión o motivo (p. ej. “Almuerzo con Cliente X para presentación de oferta”), pero aun así, gastos desproporcionados o muy frecuentes podrían ser considerados no deducibles. En síntesis, invitar a un cliente ocasionalmente podría encajar, pero comer a diario de menú y pretender deducirlo no.
  • Los gastos de vivienda no afectos: no se puede deducir ningún gasto de la vivienda habitual salvo la parte explícita que haya sido declarada como despacho profesional. Por ejemplo, no pretender deducir el 100% de la factura de internet o del alquiler de la casa si solo una habitación es la oficina. Tampoco otros suministros más allá del porcentaje autorizado (30% sobre la parte afectada, como explicamos). Cualquier proporción de gasto que corresponda al uso personal debe excluirse.
  • El vestuario de calle: La ropa de uso habitual (trajes, calzado normal, complementos) no es deducible, aunque el autónomo la utilice para su trabajo diario, ya que puede usarse fuera del ámbito laboral. Solo se admite como gasto deducible el vestuario profesional específico: por ejemplo, uniformes con el logotipo de la empresa, ropa de trabajo especial (como un mono de trabajo, batas, equipos de protección, etc.) o vestuario escénico en el caso de artistas​. En esos casos, la prenda está unívocamente vinculada a la actividad y no tiene un uso personal ordinario. Un traje ejecutivo o un vaquero y camisa, por muy “de trabajo” que sean, no se consideran gasto de empresa.
  • Otros gastos no afectos: Entrarían aquí todos aquellos gastos que, en realidad, pertenecen al ámbito privado. Por ejemplo, el supermercado de la casa, vacaciones familiares, regalos personales, ocio, etc., que alguno podría intentar colar indebidamente como gastos de empresa. Ante una inspección, cualquier gasto que no se justifique como necesario para la obtención de los ingresos será rechazado.

En resumen, para evitar errores en la declaración, el autónomo debe excluir todos los gastos de naturaleza personal o no estrictamente necesarios para su actividad. Cuando un bien o servicio se usa tanto para negocios como para fines particulares (mixto), la parte particular no es deducible. Y recordemos que algunos gastos, aun siendo del negocio, están vetados por la normativa (multas, donativos, etc.). Conocer estos límites nos evita sorpresas desagradables y sanciones.

Consejos prácticos para la preparación de la Renta del autónomo

Preparar la declaración de la Renta siendo autónomo puede ser complejo, pero siguiendo unas buenas prácticas es posible simplificar el proceso y minimizar riesgos. A continuación, se ofrecen consejos prácticos dirigidos específicamente a autónomos:

• Lleva la contabilidad al día y ordenada: El mejor consejo es no dejar para última hora la tarea de reunir información. Mantén actualizados tus libros de ingresos y gastos trimestralmente, conciliando con tus declaraciones de IVA e IRPF parciales. Así, al llegar la campaña de la Renta, ya tendrás calculado el rendimiento de la actividad y no habrá sorpresas. Verifica que tus ingresos declarados en IVA cuadren con los anotados como ventas y que todos los gastos deducibles estén registrados con su factura correspondiente. Si llevas un software de facturación o contabilidad, genera reportes anuales de ingresos/gastos: te serán de gran ayuda para rellenar la declaración.
• Revisa tus libros y cifras antes de volcar los datos: Dedica tiempo a repasar tus libros registro en busca de posibles olvidos o errores. ¿Tienes todas las facturas de gastos contabilizadas? ¿Algún ingreso excepcional que no se reflejó? Cruza los datos con tus extractos bancarios para detectar movimientos no registrados (por ejemplo, una compra menor pagada en efectivo de la que extraviaste el ticket, o un ingreso en cuenta cuyo origen debas aclarar). Asimismo, revisa los modelos trimestrales presentados: el total de ingresos de los modelos 303/130 del año debería coincidir con lo que vas a declarar en la Renta. Si encuentras discrepancias, corrígelas antes de presentar la declaración (incluso mediante declaraciones complementarias, si fuese necesario, para subsanar trimestres). Presentar la Renta con datos consistentes evita incoherencias que puedan llamar la atención de Hacienda.
• Aprovecha las herramientas digitales y los recursos de la AEAT: Hoy en día, Hacienda pone a disposición de los contribuyentes el programa Renta WEB, que permite hacer la declaración en línea de forma asistida. Accede con tu certificado digital, Cl@ve PIN o número de referencia, y descarga tus datos fiscales. Estos datos fiscales incluirán, entre otras cosas, las retenciones que tus clientes han declarado haberte practicado, tus rendimientos de actividades (si presentaste modelos 130, pueden aparecer pre-cargados) y otra información (rendimientos bancarios, etc.). Aunque el borrador que ofrece Hacienda suele estar incompleto para los autónomos (ya que la Agencia Tributaria no conoce tus gastos ni muchos de tus ingresos profesionales hasta que los declares), es útil partir de él para no omitir información personal o de otras fuentes de renta. Utiliza las funciones de Renta WEB para simular el resultado, probar deducciones, etc. Existen también aplicaciones de terceros y programas de asesoría que pueden conectarse con tu contabilidad y pre-rellenar los datos de la Renta; evaluarlas puede ahorrar tiempo y errores.
• Consulta con un asesor fiscal si tienes dudas: La fiscalidad del autónomo puede ser complicada, especialmente si tienes varias fuentes de ingresos, empleados, o inversiones. Un profesional de la asesoría conoce las últimas novedades legales (por ejemplo, cambios de porcentajes deducibles, nuevas deducciones autonómicas, etc.) y puede optimizar tu declaración. Por ejemplo, en 2023 cambió la obligación de declarar para autónomos (ahora todos deben presentar Renta aunque ingresen menos de 1.000 €)​, aumentó el porcentaje de gastos de difícil justificación al 7%, se introdujo la posibilidad de pagar la Renta por Bizum, entre otras novedades. Un buen asesor te informará de estos cambios y se asegurará de aplicarlos en tu favor. Si decides hacer la Renta por tu cuenta, mantente al día leyendo fuentes oficiales (Agencia Tributaria, BOE) o guías actualizadas de calidad. Ante la duda, invertir en una revisión profesional de tu borrador puede ahorrarte dinero a largo plazo.
• Comprueba deducciones personales y autonómicas aplicables: Además de los gastos de tu actividad, no olvides que en la Renta existen deducciones y reducciones por circunstancias personales o familiares que también pueden beneficiarte. Revisa las deducciones autonómicas de tu comunidad autónoma, ya que muchas regiones ofrecen deducciones propias por gastos sanitarios, educativos, guardería, alquiler de vivienda habitual, nacimiento de hijos, etc. Por ejemplo, algunas comunidades deducen parte del alquiler de vivienda para menores de cierta edad, o gastos de libros de texto, etc., que podrían aplicar incluso a autónomos. Asimismo, verifica si tienes derecho a la deducción por aportaciones a planes de pensiones (el límite es 1.500 € en planes individuales, más 4.250 € en planes de empleo de autónomos: total 4.750€), deducciones por donativos (estas sí deducen, pero en la parte de cuota, no confundir con gastos de actividad), deducción por maternidad (si eres madre trabajadora), por familia numerosa, discapacidad, etc. Estas deducciones personales pueden reducir significativamente tu cuota final y muchas veces se pasan por alto.
• Planifica el pago de tu Renta con antelación: Si del borrador resulta una cantidad a pagar importante, recuerda que puedes fraccionar el pago de la Renta en dos plazos sin intereses: 60% en el momento de presentar (normalmente cargado el 30 de junio si domicilias) y el 40% restante en noviembre (hasta el 5 de noviembre)​. Para acogerse a este fraccionamiento basta con marcar la casilla correspondiente en la declaración. Otra opción es solicitar un aplazamiento formal a Hacienda: por importes de hasta 30.000 € suelen conceder plazos mensuales hasta en 12 meses​. Si prevés que no podrás pagar, no dejes que venza el plazo sin más – solicita el aplazamiento para evitar recargos. En caso de resultado a devolver, sé paciente: Hacienda tiene hasta finales de diciembre para efectuar las devoluciones, aunque suele realizarlas antes. Presentar pronto la declaración que sale a devolver suele implicar cobrar antes la devolución.
• Conserva toda la documentación por el plazo legal: Una vez presentada la declaración, guarda una copia del modelo D-100 presentado y conserva durante al menos 4 años (plazo de prescripción) todos los libros, facturas y justificantes que respaldan lo declarado. Si Hacienda realiza una comprobación, puede requerir información de hasta cuatro ejercicios atrás. Mantener un archivo organizado (físico o digital) de cada año fiscal es la mejor defensa ante cualquier revisión. Asegúrate de que las facturas se vean claramente, que las transferencias bancarias estén identificadas, y de poder relacionar cada gasto deducido con su soporte. La carga de la prueba de los gastos recae en el contribuyente, así que más vale prevenir.

En conclusión, la declaración de la Renta para un autónomo requiere más trabajo que para un asalariado, pero con una buena planificación y orden se puede afrontar sin contratiempos. Conoce tus plazos, reúne tus documentos, aplica las deducciones de forma correcta y pide ayuda profesional cuando sea necesario. Así cumplirás con Hacienda de forma precisa y optimizada, aprovechando todos los beneficios fiscales disponibles y evitando errores que puedan derivar en paralelas o sanciones. ¡Buena suerte con tu campaña de la Renta!

Resumen de gastos deducibles y no deducibles

• GASTOS DEDUCIBLES (SI cumplen los requisitos: afectación a la actividad, justificación documental y correlación con ingresos)
• Consumos de explotación
  (Mercaderías, materias primas, materiales, combustible, etc.)
• Sueldos y salarios
  (Incluye pagas, dietas, indemnizaciones, retribuciones en especie)
• Cuotas a la Seguridad Social (RETA)
  (Cuotas mensuales del autónomo)
• Otros gastos de personal
  (Formación, seguros de empleados, cuotas colegiales obligatorias)
• Arrendamientos y cánones
  (Alquiler de local/oficina, leasing de vehículos o maquinaria)
• Suministros del hogar (cuando se trabaja desde casa)
  (30% del gasto proporcional al espacio afecto)
• Reparaciones y conservación
  (Mantenimiento ordinario, no mejoras)
• Servicios profesionales externos
  (Asesoría fiscal, abogados, diseñadores, consultores…)
• Dietas y manutención del autónomo
  (Solo si en desplazamiento, pago electrónico y factura correcta)
• Gastos de transporte
  (Billetes, taxis, combustible si cumple requisitos)
• Publicidad y marketing
  (Campañas, flyers, anuncios online)
• Telefonía e internet
  (Preferentemente líneas dedicadas a la actividad)
• Material de oficina y suministros diversos
• Primas de seguros profesionales
  (Responsabilidad civil, salud —hasta 500 €/persona—, etc.)
• Tributos deducibles
  (IBI, IAE, tasas municipales vinculadas a la actividad)
• Gastos financieros
  (Intereses de préstamos, comisiones bancarias de actividad)
• Amortizaciones
  (Equipos, maquinaria, vehículos afectos 100%, software)
• Compra de libros, revistas profesionales, formación continua
• Asistencia a congresos, ferias y eventos profesionales
• Cuotas de asociaciones empresariales y colegios profesionales
• Provisiones y gastos de difícil justificación
  (7% del rendimiento neto, con tope de 2.000 €, solo en estimación directa simplificada)

• GASTOS NO DEDUCIBLES (aunque tengan relación indirecta o se usen en la actividad)
• Multas y sanciones
  (De Hacienda, Tráfico, Seguridad Social, etc.)
• Recargos por presentación fuera de plazo
• Donativos y liberalidades
  (Regalos sin conexión directa con la obtención de ingresos)
• Pérdidas del juego
• Gastos en paraísos fiscales
  (Salvo prueba de necesidad y realidad de la operación)
• IVA soportado deducible en modelo 303
  (No puede deducirse también en IRPF)
• Gastos personales o de carácter mixto no afectos al 100% a la actividad
  • Vehículo particular (salvo actividades afectas al 100% como transporte o comerciales)
  • Vestuario común (ropa de calle, aunque se use para trabajar)
  • Comidas en el municipio habitual (excepto si justificadas como reuniones profesionales)
  • Alquiler o suministros del hogar sin declarar afectación parcial
  • Gastos de ocio, supermercado, viajes personales, etc.